Kundenportal - Anleitung
Kundenportal
Anleitung für Kundinnen und Kunden des Ingenieurbüro Grundei
Willkommen im Kundenportal. Hier stellen wir Ihnen Ihre Dokumente bereit, Sie können uns Dateien übermitteln, Nachrichten schreiben und Dokumente elektronisch unterschreiben.
Adresse des Portals: https://customer.grundei.tech
Wir empfehlen, diese Adresse als Lesezeichen zu speichern.
1. Anmelden
Sie brauchen kein Passwort. Die Anmeldung läuft über Ihre E-Mail-Adresse:
1. Portal aufrufen
2. E-Mail-Adresse eingeben und auf „Anmeldelink anfordern" klicken
3. In Ihr Postfach wechseln — Sie erhalten von uns eine E-Mail mit einem Link
4. Auf den Link klicken
Der Link ist 15 Minuten gültig und lässt sich nur einmal verwenden. Danach bleiben Sie 14 Tage angemeldet, sofern Sie sich nicht abmelden.
Falls keine E-Mail ankommt: Prüfen Sie den Spam-Ordner. Kommt weiterhin nichts an, ist Ihre Adresse möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Melden Sie sich in dem Fall bei uns.
Beim ersten Mal bitten wir Sie um zwei Bestätigungen — zur Datenverarbeitung sowie zu Zustellung und Aufbewahrung. Ohne diese Bestätigungen können wir Ihnen die Dokumente nicht anzeigen.
2. Was Sie im Portal sehen
Bereich | Inhalt |
Ihr Kontakt zu uns | Telefonnummer und E-Mail-Adresse, direkt anklickbar |
Rechtliches | Impressum, Datenschutzerklärung und Geschäftsbedingungen |
Zu Ihrer Unterschrift | Erscheint nur, wenn ein Dokument auf Ihre Signatur wartet |
Termine und Fristen | Anstehende Termine und ablaufende Prüffristen |
Dokumente | Alles, was wir Ihnen bereitgestellt haben |
Dateien einreichen | Ihr Weg, uns Unterlagen zu übermitteln |
Oben rechts erreichen Sie Nachrichten, Einstellungen, Einwilligungen und Abmelden, dazu die Sprachumschaltung.
3. Dokumente ansehen und herunterladen
In der Dokumentenliste stehen Bezeichnung, Bereitstellungsdatum, Größe und Status.
• neu — Sie haben das Dokument noch nicht geöffnet
• gesehen — Sie haben es bereits angesehen
Über „Ansehen" öffnet sich das Dokument im Browser, über „Herunterladen" können Sie es lokal speichern. Dateien, die der Browser nicht anzeigen kann, bieten wir nur zum Herunterladen an.
Wir empfehlen den Download Ihrer Dokumente für Ihre Dokumentation.
Ab vier Dokumenten erscheinen über der Liste zwei Auswahlfelder für Art und Jahr. Damit blenden Sie gezielt aus, was Sie gerade nicht suchen.
Ein gelber Kreis mit Haken vor dem Namen kennzeichnet Dokumente unserer Marke pruefpoint/prüfpoint.
4. Dateien an uns übermitteln
Im Bereich „Dateien einreichen":
1. Auf „Datei auswählen" klicken
2. Bei Bedarf eine kurze Bemerkung ergänzen
3. Auf „Datei übermitteln" klicken
Zulässig sind PDF, Bilder und Office-Dateien bis zur angegebenen Größe. Jede Datei wird auf Schadsoftware geprüft.
Wichtig zum Löschen: Solange die Datei bei uns noch nicht geprüft wurde, steht sie auf „in Prüfung" und Sie können sie selbst wieder löschen. Sobald wir sie geprüft haben, wechselt der Status auf „zugestellt" mit Zeitstempel — ab diesem Zeitpunkt gilt die Datei als offiziell bei uns eingegangen und lässt sich nicht mehr löschen.
5. Dokumente unterschreiben
Wartet ein Dokument auf Ihre Unterschrift, erhalten Sie von uns eine E-Mail mit einem Link.
1. Link öffnen — das Dokument wird angezeigt
2. Dokument vollständig lesen
3. Unterschrift erfassen: Zeichnen mit Maus oder Finger, Bild hochladen oder Tippen
4. Namen eintragen, Funktion ist freiwillig
5. Auf „Rechtsverbindlich signieren"signieren" klicken
Sie geben damit eine einfacheeinfache elektronische Signatur nach eIDAS ab. Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung werden als Nachweis im Dokument festgehalten.
Anschließend finden Sie die signierte Fassung in Ihrer Dokumentenliste. Sie enthält Ihre Unterschrift und eine zusätzliche Nachweisseite.
Möchten Sie nicht unterschreiben, nutzen Sie „Signatur ablehnen" und können einen Grund angeben.
6. Nachrichten
Unter „Nachrichten" schreiben Sie uns und sehen den Verlauf Ihrer Anfragen.
Eine neue Anfrage stellen Sie über Betreff und Nachricht. In einem bestehenden Vorgang antworten Sie über das Feld am Ende des Verlaufs. Ihre Beiträge stehen rechts und grün, unsere Antworten links.
Abgeschlossene Vorgänge rutschen in einen eingeklappten Bereich. Sie bleiben zwölf Monate lang lesbar, können aber nicht mehr beantwortet werden — für ein neues Anliegen legen Sie bitte eine neue Anfrage an.
Dateien reichen Sie bitte über den Bereich „Dateien einreichen" ein, nicht als Anhang an eine Nachricht.
7. Einstellungen
Unter „Einstellungen" legen Sie fest, worüber wir Sie per E-Mail informieren:
• sofort — Sie erhalten unmittelbar eine Nachricht
• einmal täglich gesammelt — alles des Tages in einer E-Mail
• keine E-Mail — Sie schauen selbst ins Portal
Das lässt sich für jeden Anlass einzeln einstellen: neues Dokument, Unterschrift erbeten, neue Nachricht, Termine und Fristen. Dort ändern Sie auch die Sprache für Portal und E-Mails.
8. Einwilligungen und Widerruf
Unter „Einwilligungen" sehen Sie, welchen Wortlaut Sie wann bestätigt haben. Über „Nachweis als PDF herunterladen" erhalten Sie eine Bestätigung für Ihre Unterlagen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie dabei:
Ihr Zugang wird sofort gesperrt; Sie erreichen die Dokumente dann nicht mehr.
Bereits übermittelte Geschäftsdokumente werden nicht gelöscht. Sie unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die dem Widerruf vorgehen.
Sie erhalten unmittelbar einen Nachweis als PDF. Speichern Sie ihn — nach der Sperrung ist er im Portal nicht mehr abrufbar. Eine Kopie liegt bei uns.
Einen neuen Zugang können Sie jederzeit formlos beantragen; wir schalten ihn von Hand wieder frei.
9. Sicherheit
Der Anmeldelink ist persönlich. Geben Sie ihn nicht weiter — wer ihn hat, sieht Ihre Dokumente.
Melden Sie sich auf fremden Geräten immer über „Abmelden" ab.
Wir fragen Sie niemals per E-Mail oder Telefon nach einem Passwort.
Sollten Sie eine Anmelde-E-Mail erhalten, die Sie nicht angefordert haben, sagen Sie uns bitte Bescheid.
10. Fragen
Bei Fragen zum Portal erreichen Sie uns über die Kontaktdaten im Portal oder unter support@grundei.tech.